Документы на бумажных носителях
Несмотря на то, что с развитием электронных систем все больше и больше информации хранится в электронном виде, тем не менее, огромная часть информации просто по определению не может быть электронной. Это подлинники договоров, ценные бумаги, долговые обязательства, расписки, протоколы о намерениях, переписка, приказы, свидетельства, проекты соглашений и так далее, и так далее. Кроме того, что все перечисленное представляет огромный интерес для конкурентов, которые не пожалеют средств для ознакомления с Вашей приватной документарной информацией, это еще представляет определенную угрозу в случае попадания в руки к каким-либо злоумышленникам, желающим за Ваш счет стать богаче. Или выполняющим чей-либо заказ. Примеры возможных последствий копирования документов не тем, кем следует, описаны выше, так что сразу перейдем к рекомендациям. Во-первых, необходимо имеющиеся документы разбить как минимум на две части – общедоступную и секретную. В зависимости от специфики бизнеса бывает, что делить информацию на бумажных носителях надо не на две, а как минимум на четыре части: секретную, ограниченного пользования, служебную и общедоступную. Во-вторых, необходимо обеспечить безопасное и раздельное хранение документов. Ящики стола для этой цели решительно не подходят, секретные документы следует хранить только в сейфах, расположенных не в общедоступных частях офиса, или вообще вне офиса, например, в арендованной банковской ячейке. Ограниченного пользования и служебную документацию можно хранить в специальных металлических архивных шкафах, благо сейчас этого добра на рынке предлагается множество разных вариантов и размеров. В-третьих, следует четко лимитировать доступ сотрудников к документации. Каждый четко должен знать, кто и к какой документации имеет допуск. В-четвертых, в организации обязательно должен быть ответственный за документооборот и за обеспечение режима секретности. Традиционно эти функции выполняет начальник службы безопасности, но в небольших организациях допустимо решение этих задач лично руководителем или главным бухгалтером.
Кроме вышеперечисленного следует уделять особое внимание способу уничтожения документов. Скомкать лист бумаги и выкинуть его в корзину, с точки зрения секретности примерно то же самое, что на всеобщее обозрение повесить его на заборе. Или Вы думаете, что всем будет противно копаться в помойке, выуживая оттуда испорченные Вашей секретаршей документы? Уверяю Вас, имеются люди, для которых это не то что бы противно, а это у них основная (и не плохо оплачиваемая) работа. По сему, настоятельно рекомендую завести в офисе шредер, и не какой ни будь китайский образчик, разрезающий лист бумаги на три части, а полноценного монстра, превращающего скормленный ему документ даже не в лапшу, а просто в муку.